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  • AutorenbildFrederick King

Maximiere Effizienz mit KI im Projektmanagement: 8 einfache ChatGPT Anwendungsfälle



ChatGPT kann deine Effizienz und Produktivität im Projektmanagement steigern. Als leistungsstarkes Sprachmodell hat ChatGPT das Potenzial, die Art und Weise zu revolutionieren, wie Du und ich arbeiten und Projekte managen. In diesem Artikel erkunden wir gemeinsam die vielen Möglichkeiten, ChatGPT und künstliche Intelligenz (KI) im Projektmanagement einzusetzen. Wenn du nach Möglichkeiten suchst, dein Projektmanagement zu optimieren und Zeit zu sparen, lies gerne weiter.


Für jeden der folgenden acht Anwendungsfälle werde ich dir einen sogenannten "Prompt" zeigen. Ein Prompt ist eine Phrase oder ein Satz, den du in ein KI-Tool wie ChatGPT eingibst. Das KI-Tool analysiert dann deinen Prompt und generiert eine entsprechende Antwort. Mit anderen Worten: Ein Prompt ist die Frage, die du dem KI-Tool stellst. Auch wenn ChatGPT auf Deutsch genutzt werden kann, benutze ich es aktuell auf Englisch. Daher sind alle Beispiele und Prompts auf Englisch. Nichtsdestotrotz kannst Du es auf Deutsch voll und kostenlos genutzt werden.



1. Ideen für Workshops und Meetings generieren


“Give me 10 creative ideas to start a workshop”

“Give me 10 creative ideas to start a project kick-off“


Mittels Ideen von ChatGPT kannst Du deine Kunden oder Kollegen bei einem Workshop oder Meeting mit neuen Ideen beeindrucken. Dazu gibt dir ChatGPT ein paar kreative Ideen, um einen Workshop oder einen Projekt-Kick-off zu starten und durchzuführen.


 

2. Marktberichte erstellen


“Please act as a business consultant and generate a report on the current state of the e-commerce market for bicycles and provide insights on potential growth opportunities for our business. Structure these findings in 5 power point charts including action titles and three bullets per slide.”


Du willst deinen Chef von einer neuen Geschäftsidee, einem neuen Markt oder einer strategischen Entscheidung überzeugen?

Warum erstellst du nicht einen kurzen Marktbericht mittels KI. Ich empfehle dir aber dringend, alle Zahlen zu überprüfen und eine zuverlässige Datenquelle zu nennen. Hintergrund ist, das ChatGPT nur mit Daten bis Ende 2021 antrainiert wurde und daher nicht über aktuelle Zahlen verfügt. Übrigens: Das Tool kannst du auch als fiktiven Charakter, z.B. einen Unternehmensberater, agieren lassen und entsprechende Antworten erhalten.


 

3. Branchenwissen für ein neues Projekt oder einen neuen Kunden identifizieren


“What are the 10 major KPIs for the automotive industry?”

“Write a list of the top 10 automotive brands according to how many cars they have sold and revenue. Please put it into a table.”

“Write a list of the top 10 Chinese automotive brands”


Stell dir vor, du hast einen neuen Kunden aus einer dir unbekannten Branche. Natürlich kannst du dich lange mittels Google in die Themen einlesen. Neben einem Marktbericht kannst du aber auch nach spezifischem Branchenwissen fragen, z. B. nach gängigen KPIs oder Wettbewerbern. Außerdem kann dich dieses Wissen davor bewahren, in einem Meeting dumme Fragen zu stellen.


 

4. Konkrete Projektaufgaben brainstormen


“Brainstorm 10 innovative and creative ideas to cut logistic costs at a retail company”

“What measures have retail companies undertaken in the last 5 years, to cut costs?”

„Name 10 Project management tools, which have good ratings and customer feedback. Add their homepage and put into a table“


Wenn du eine Aufgabe von deinem Chef bekommen hast und nicht weißt, wo du anfangen sollst, frag doch einfach ChatGPT (oder Google es). Selbst wenn 9 von 10 Ideen nicht für dein Unternehmen geeignet sind, wird es immer noch diese eine Idee geben, für die du nur eine Minute Recherche gebraucht hast. Außerdem kannst du das KI-Tool jederzeit um weitere Ideen bitten und die Ideen als ersten Schritt für deine weitere Recherche (auch bei Google) zu bestimmten Themen nutzen.


 

5. Projektrisiken managen


“Please answer as a business consultant: In my projects steering committee the stakeholders never make any decisions. Do you have any solutions?”


Als Projektmanager hast Du ein Projektrisiko und du bist dir nicht sicher, wie du damit umgehen sollst. Da Du niemanden fragen kannst, kannst du auch die KI nach Lösungen fragen. Warum nicht? Selbstverständlich musst du als Projektmanager das Problem immer noch analysieren und die passende Lösung finden. Aber das Tool kann dir helfen, wenn du bei Projektmanagementproblemen und Projektrisiken nicht weiterkommst!


 

6. Eine Agenda für einen Lenkungsausschuss und andere Besprechungen erstellen lassen


“How does the agenda for a project steering committee look like?”


Wie eine Agenda für spezifische Besprechungen aussieht, kann für einen Juniorberater, einen Juniorprojektmanager oder jemanden, der neu in der Welt des Projektmanagements ist, Gold wert sein. Diese Fragestellung und deren Antwort kann dir eine allgemeine Vorstellung von der Tagesordnung vieler Sitzungen geben, an denen du vielleicht noch nie teilgenommen hast. Also warum nicht testen. Zudem können sich alte Hasen von neuen Ideen inspirieren lassen.


 

7. Text in eine andere Sprache übersetzen


“Translate the article into German”


Mit ChatGPT kannst du Texte übersetzen. Das spart dir Zeit, wenn du beispielsweise auf Englisch und Deutsch mit deinen Kunden kommunizieren musst. Obwohl ChatGPT übersetzen kann, bevorzuge ich Deepl.com, da es ganze MS PowerPoint Präsentationen in verschiedene Sprachen übersetzen kann. Das macht es noch einfacher und spart viel mehr Zeit, da Du dir aufwändiges „Copy + Paste“ sparst.


 

8. E-Mail-Texte erstellen


“Can you please write a friendly but formal E-Mail to my co-workers, inviting them to our project kick-off. Date: 13th of March 2023. Time: 2-4pm. Location: Great Hall.”


Während einige es vorziehen, ihre E-Mails selbst zu schreiben, ist es für manche eine Herausforderung. Mit ChatGPT kannst du personalisierte E-Mail-Vorlagen erstellen. So sparst du Zeit und verbesserst deine Kommunikation mit Kunden und Kollegen.


 

Ich hoffe, mein Artikel konnte dir einige Ideen geben, wie du ChatGPT und andere KI-Tools für dich und deine Projekte nutzen kannst. Wenn Du an weiteren Inhalten wie diesem interessiert bist, kannst du gerne unserer LinkedIn-Gruppe beitreten:


Viele Grüße

Frederick

PS Für den englischen Artikel hatte ich ChatGPT gebeten, sich einen Titel auszudenken. Mit ein paar Anpassungen meinerseits hat ChatGPT auch den ersten Absatz auf Englisch geschrieben. Aber keine Sorge, den Rest des Artikels habe ich geschrieben 😉


Anbei noch etwas zum Schmunzeln...



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