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  • AutorenbildFrederick King

Lerne Projekte in 9 Schritten zu planen und vorzubereiten

Zusammenfassung des Artikels

Die richtige Planung und Vorbereitung deines Projekts kann dir im Projektverlauf viel Zeit und Ärger ersparen. Dieser Blog-Artikel gibt dir eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für die erfolgreiche Umsetzung der Projektplanung und Projektvorbereitung, sodass Du dein Projekt auf sichere Beine von Anfang stellst. Zudem hilft dir die Checkliste deine Projektmanagementfähigkeiten zu verbessern und Projektrisiken vorzubeugen.



Immer mehr Projekte scheitern in der Projektpraxis

Wir leben in einer dynamischen und komplexen Umwelt, die natürlich einen starken Einfluss auf die Projektwelt hat. Daher wird es immer wichtiger Projekte gut zu planen und entsprechend vorzubereiten. Kunden, Lieferanten, Vorgesetzte und Kollegen vereinfachen nicht gerade deinen Projektalltag.


Daher ist eine umfassende Projektplanung ein entscheidender Faktor für deinen Projekterfolg. Die gründliche Planung und Vorbereitung hilft dir, Zeit und Ressourcen zu sparen, Risiken zu antizipieren und das Projektziel zu erreichen. Zudem spart es dir viele Nerven, wenn du nicht jedem im Projekt hinterherlaufen musst, sondern vorab alles abgestimmt hast.


Was gehört alles in eine gute Projektplanung und Projektvorbereitung?


Folgende Aufgaben stehen dabei im Fokus, die in der späteren Schritt-für-Schritt-Anleitung genauer ausformuliert werden:

  • Projektziele und den Projektumfang definieren

  • Projektsponsor festlegen

  • Relevante Stakeholder identifizieren und analysieren

  • Projekt-Ressourcen definieren und abstimmen (bspw. Zeit und Budget)

  • Projektorganisation festlegen

  • Projekt-Reporting und die Projektabbruchkriterien definieren

  • Konstituierenden Lenkungsausschuss vorbereiten und durchführen

  • Projekt-Kick-off vorbereiten, durchführen und nachbereiten


Regeln für die Projektplanung und Vorbereitung


Bevor wir in die Schritt-für-Schritt-Anleitung bzw. Checkliste starten, will ich dir folgende Regeln für dein Projektmanagement mitgeben, die ich in meiner Praxis gesammelt habe:

  1. Je hierarchischer das Unternehmen, desto formalisierter muss das Projekt sein.

  2. Je niedriger die hierarchische Stufe des Projektleiters, desto formalisierter muss das Projekt sein.

  3. Je mehr Herausforderungen und Probleme in der Vergangenheit bei Projekten vorgekommen sind, desto formalisierter muss das Projekt sein.

  4. Je weniger Projektdisziplin im Unternehmen gelebt wird, desto formalisierter muss das Projekt sein.

Was heißt aber formalisiert in diesem Zusammenhang?


So viel wie möglich wurde bereits in der Projektplanung abgestimmt, dokumentiert und festgelegt. Anbei ein paar Beispiele, was Du vor dem Projekt-Kick-Off abgestimmt haben sollte:

  • Projektmitarbeiter sind namentlich bekannt und die Kapazität ist vom Vorgesetzten freigegeben.

  • Projektziele, Projektumfang, usw. sind definiert und mit entsprechenden Stakeholdern abgestimmt.

  • Projektplan ist abgestimmt.

  • Projektabbruchkriterien sind definiert und abgestimmt.

  • Regeln zur Beschlussfassung des Projektlenkungsausschusses sind definiert und abgestimmt.

Das Zauberwort ist Abstimmung! Als Projektmanager kannst du viel definieren und entscheiden. Wenn das aber mit niemandem abgestimmt und du gar keine Entscheidungskompetenz hast, müssen diese Sachverhalten mit den Entscheidungsträgern und Stakeholdern abgestimmt werden. Dies musst du als Projektmanager sicherstellen.


Zudem kommt hier das Thema Konsequenzlosigkeit in Spiel: Wenn Aspekte wie Protokolle oder Dokumentationen nicht richtig genutzt werden, musst du dich nicht wundern, wenn dein Projekt trotzdem gegen die Wand fährt. Es liegt an dir als Projektmanager diese Methoden richtig ein- und vor allem durchzusetzen. Wenn vorgegebene Standards nicht genutzt werden, darf das nicht ohne Konsequenzen bleiben und du musst dich durchsetzen.


Gerade bei längeren Projekten ist über die Zeit ein Ausfasern zu beobachten, da die Projektdisziplin abnimmt (vieles bleibt ohne Konsequenzen). Es liegt daher an dir als Projektmanager, PMO und Projektmitarbeiter die festgelegten Routinen zu leben, einzufordern und dranzubleiben. Sobald du als Projektmanager diese Disziplin selbst nicht mehr lebst, wird es schwierig bis unmöglich dies von anderen Projektmitarbeitern einzufordern.


Schritt-für-Schritt-Anleitung Projektplanung und Projektvorbereitung (Checkliste)


Um dich bei der Projektplanung und Projektvorbereitung zu unterstützen, kannst du folgende Checkliste übernehmen und um unternehmensspezifische Aufgaben und Anforderungen ergänzen. Indem du das machst, hast du stets eine Projekt-Checkliste, die du nach jedem Projekt um dein Feedback ergänzen kannst. Für die Zukunft hilft dir dies viel Zeit zu sparen und persönlichen Ärger zu vermeiden.


1. Die Projektziele und den Projektumfang definieren
  • Projektziele und Projektumfang (Ergebnisse und Maßnahmen) sind definiert.

  • Es ist definiert, was nicht im Projektumfang enthalten ist.

  • Bei Bedarf: Interviews mit allen Lenkungsausschuss-Teilnehmern (=Steuerkreis-Teilnehmer) zu Projektzielen und Projektumfang wurden durchgeführt.

  • Projektziele und Projektumfang wurden mit den Lenkungsausschuss-Teilnehmern vor dem konstituierenden Lenkungsausschuss abgestimmt.

2. Den Projektsponsor festlegen
  • Der Projektsponsor ist benannt und hat zugestimmt, als Projektsponsor bereitzustehen.

  • Aktuelle Organigramme der beteiligten Abteilungen und Unternehmen können dich unterstützen, falls du Personen nicht kennst, die am Projekt teilnehmen werden.

3. Die relevanten Stakeholder identifizieren und analysieren
  • Stakeholder-Analyse vor Projektbeginn im Projektteam durchführen.

  • Stakeholder-Analyse mit Teamkollegen besprechen, ob Stakeholder oder Konsequenzen für das Projekt ergänzt werden müssen.

  • Konsequenzen und Implikationen aus der Stakeholder-Analyse auf das Projekt anwenden und im Rahmen der Projektvorbereitung mitbetrachten.

4. Die Projekt-Ressourcen definieren und abstimmen
  • Alle Projektmitarbeiter sind benannt und entsprechend informiert.

  • Die schriftliche Zusicherung (zum Beispiel per E-Mail) der disziplinarischen Führungskräfte wurde für die Projektmitarbeiter eingeholt (Projekt, Name, Kapazität, Laufzeit/ Dauer).

  • Budgets wurden bei Bedarf bei den erforderlichen Stellen beantragt und freigegeben.

  • Bei Bedarf wurden ein Projektraum und weitere Meeting-Räume für die Projektlaufzeit reserviert.

  • Bei Bedarf wurde das Projekt durch die entsprechenden Stellen freigegeben (geschieht gegebenenfalls auch erst im konstituierenden Lenkungsausschuss).

5. Die Projektorganisation festlegen
  • Projektrollen und Verantwortlichkeiten sind definiert.

  • Gremien und Verantwortlichkeiten sind definiert.

  • Regeltermine sind definiert im Projekt und eingestellt.

  • Arbeitsmodus und Projektregeln sind formuliert.

    • Berechtigungen und Zugänge für die Projekt-Tools wurden beantragt.

    • Entsprechende Tools wurden vorbereitet und eingerichtet, bspw. ein MS-SharePoint wurde für das Projekt bereitgestellt und vom PMO vorbereitet.

  • Projektplan (Wer macht was bis wann) ist geschrieben und projektintern abgestimmt.

FYI: Die Projektorganisation wird oft in einem Projektstrukturplan festgehalten. Ich nenne es aber Projektorganisation, da ich es einleuchtender finde.

6. Das Projekt-Reporting und die Projektabbruchkriterien definieren
  • Definiere ein Projekt-Reporting und bereite es für die Projektmitarbeiter mit einer kleinen Erklärung vor, worauf du als Projektleiter wert legst.

  • Definiere Projektabbruchkriterien und Quality Gates (bspw. den Steuerkreis).

  • Lasse die Projektabbruchkriterien im konstituierenden Lenkungsausschuss von den Lenkungsausschuss-Teilnehmern abnehmen. Zeige ggf. auf, warum dies notwendig ist (bspw., dass es kein Langläufer-Projekt wird oder dass ein Budget permanent überschritten wird).

7. Den konstituierenden Lenkungsausschuss vorbereiten und durchführen
  • Regeln zur Beschlussfassung definieren.

  • Termin für den konstituierenden Lenkungsausschuss inklusive weitere Lenkungsausschüsse mit den Lenkungsausschuss-Teilnehmern und insbesondere dem Projektsponsor abstimmen und einstellen.

    • Gleichzeitig nach einem Termin für den Projekt-Kick-off fragen, an dem der Projektsponsor teilnehmen sollte, um seine Erwartungen an das Projektteam zu kommunizieren (siehe auch Kapitel 9 „Projekt-Kick-off durchführen“).

  • Die gesamte Unterlage zum konstituierenden Lenkungsausschuss vorab (mindestens fünf Arbeitstage) an die Lenkungsausschuss-Teilnehmern versenden, sodass ausreichend Zeit besteht, Feedback vor dem Lenkungsausschuss zu erhalten.

  • Ggf. einen Termin zur Vorabstimmung der Inhalte mit den Lenkungsausschuss-Teilnehmern durchführen.

  • Dokumentiere den konstituierenden Lenkungsausschuss mit dem Versand der endgültigen Lenkungsausschuss-Unterlage und einem Protokoll an alle Lenkungsausschuss-Teilnehmern mit der Bitte um Feedback bis drei Tage nach Versand des Protokolls. Zwar wurde dies bereits in den Regeln der Beschlussfassung niedergeschrieben, dennoch hilft eine kurze Erinnerung mit Deadline beim Versand.


8. Best-Practices vor Projektbeginn
  • Suche dir einen Projektcoach und Mentor, mit dem du dich vertrauensvoll zum Projekt austauschen kannst.

  • Überlege dir, wie die Projektkultur in deinem Projekt aussehen soll, und lebe diesen von Beginn an. Erinnere dich dazu an ehemalige Projektmanager, mit denen du gerne zusammengearbeitet hast.

  • Setze ein Risiko-Management vor Projektbeginn auf, damit du vorbereitet bist, wenn erste Risiken aufkommen.

  • Plane bereits zu Beginn des Projekts einen „Lessons Learned Workshop“ nach dem Projektabschluss ein, sodass du mittels konstruktiven Feedbacks lernen und wachsen kannst.

9. Den Projekt-Kick-off vorbereiten, durchführen und nachbereiten
  • Der Projektsponsor wurde zum Projekt-Kick-off eingeladen.

    • Mit dem Projektsponsor wurde abgestimmt, dass er die Projektziele und seine Erwartungen an das Projektteam kommuniziert.

  • Die Präsentation zum Projekt-Kick-off wird mindestens 48 Stunden vor dem Termin an alle Projektmitarbeiter versendet, sodass diese die Möglichkeit haben, die Unterlagen vorab einzusehen und konstruktives Feedback in dem Termin einzubringen.

  • Die Präsentation für den Projekt-Kick-off enthält alle Standards der Projektorganisation sowie weitere relevante Folien, sodass das Projektteam direkt im Anschluss mit der operativen Projektarbeit beginnen kann.

  • Nach dem Projekt-Kick-off wurde die aktualisierte Präsentation mit dem Protokoll an alle Projektmitarbeiter versendet und zentral für alle auf dem Projektlaufwerk abgelegt.


Vielleicht fragst du dich, wie lange es von Schritt 1 bis zum Projekt-Kick-Off dauern kann. Dies ist sehr unterschiedlich und hängt maßgeblich davon ab, wie komplex dein Projekt ist und wie schnell du Inhalte abgestimmt bekommst. Je mehr Personen und Abteilungen involviert sind, desto länger dauert die Projektplanung und Projektvorbereitung.


Du brauchst Starthilfe für dein Projekt?


Falls du trotz der Checkliste nicht weißt, wie du starten sollst, empfehle ich dir meine kostenlosen MS PowerPoint Vorlagen. Kostenlose MS PowerPoint Vorlagen für die Projektplanung und Projektvorbereitung kannst du hier downloaden.


Noch mehr Starthilfe für die Praxis findest du in meinem Buch. Das Buch erklärt ferner umfassend die Checkliste und alle Vorlagen:


Projekte in 9 Schritten vorbereiten

von Frederick King.


Das Buch ist Teil der Consulting-University und auf Amazon.de erhältlich. Hier findest du auch zahlreiche andere Projektmanagement-Bücher von mir.




Das Buch hilft dir bei folgenden Fragen, die du als Projektmanager sicherlich hast:

  • Wie plane ich ein Projekt erfolgreich?

  • Was sind die wichtigsten Schritte in der Projektvorbereitung?

  • Wie organisiere ich eine erfolgreiche Projektdurchführung?

  • Wie vermeide ich Projektrisiken in der Planungsphase?

  • Wie kann ich meine Projekte effektiver und effizienter planen?

  • Wie definiere ich Ziele und Meilensteine für mein Projekt?

  • Wie kann ich die Projektteams effektiv organisieren und steuern?

  • Wie dokumentiere ich meine Projekte, um später auf die Ergebnisse zurückgreifen zu können?

Falls du dennoch offene Fragen hast, nehme gerne über das Kontaktformular auf dieser Homepage Verbindung mit mir auf und folge mir auf LinkedIn, wo ich viele weitere praktische Posts und Artikel schreibe.


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