Aufgaben im Projektmanagement: Zwischen Verantwortung, Verzweiflung und Excel-Vorlagen aus dem PMO
- Frederick King
- 15. Aug.
- 7 Min. Lesezeit
Was macht ein Projektmanager wirklich? Und was ist eigentlich das PMO? Ein humorvoller und trotzdem fundierter Blick auf die Aufgaben im Projektmanagement – perfekt für Einsteiger und alle, die gerne schmunzeln.
1. Projektmanager – der Mensch zwischen allen Stühlen
Projektmanager haben keinen leichten Job. Sie stehen zwischen den Erwartungen der Stakeholder, den Wünschen des Teams und den Grenzen des Budgets. Und das alles gleichzeitig – auf einem Drahtseil, balancierend über einem brennenden Zeitplan, jonglierend mit Ressourcen, Prioritäten und einem permanent vibrierenden Smartphone.
Einsteiger denken oft: „Projektmanagement? Das ist doch nur PowerPoint-Folien malen und Mails schreiben.“ Ja, klar. Und ein Pilot fliegt nur ein bisschen durch die Gegend.
Tatsache ist: Projektmanager sind Koordinatoren, Kommunikatoren, Kummerkasten, Mutmacher, Risikoentschärfer und Feuerwehr in einer Person. Sie führen ohne disziplinarische Macht, managen komplexe Strukturen mit begrenzten Ressourcen und vermitteln zwischen widersprüchlichen Interessen und Interessensgruppen (sog. Stakeholder). Sie müssen zuhören, verstehen, entscheiden, umsetzen – und das möglichst gleichzeitig.
Und wenn es brennt (was es oft tut), erwartet jeder, dass sie wissen, was zu tun ist – auch wenn niemand ihnen je gesagt hat, wo der Feuerlöscher steht. Der Projektmanager ist der Erste, der Schuld bekommt, wenn es schiefläuft – und der Letzte, der gelobt wird, wenn es läuft. Willkommen im Projektmanagement!
Aber keine Sorge: Wer diesen Spagat beherrscht, lernt Fähigkeiten, die man in keinem Kurs kaufen kann – und wird zum echten Problemlöser.
2. Die Aufgaben eines Projektmanagers (leicht übertrieben, aber wahr)
1. Planen, als hätte man Kontrolle
Projektmanager planen Termine, Meilensteine, Ressourcen und Budgets. Und wissen gleichzeitig: Der Plan ist das Erste, was im Projekt veraltet ist. Trotzdem ist Planung essenziell, denn sie schafft Struktur und Kommunikation.
Mini-Beispiel: Du planst 8 Wochen für die Entwicklung ein. Nach Tag 2 sagt dir der Entwickler: „Geht leider doch nicht, die Schnittstelle zum IT-System ist noch gar nicht fertig.“ Willkommen im Projektalltag.
2. Kommunizieren – und zwar mit allen
Projektmanager sind menschliche Schnittstellen. Sie kommunizieren mit dem Team, mit Stakeholdern, mit Kunden, mit Dienstleistern – und manchmal mit sich selbst, weil niemand sonst zuhört.
Sie übersetzen Fachsprache in Klartext, dämpfen Aufregung und sorgen dafür, dass alle das gleiche Projekt meinen, auch wenn sie unterschiedliche Dinge sagen.
3. Koordinieren bis der Kalender glüht
Termine, Aufgaben, Abhängigkeiten – der Projektmanager jongliert alles gleichzeitig. Oft mit dem Gefühl: Irgendwer wird gleich was fallen lassen. Spoiler: Wird passieren.
Aber eine gute Koordination fängt solche Dinge auf, bevor sie das Projekt sprengen.
4. Risiken managen – aka Bauchgefühl professionalisieren
Projektmanager spüren Gefahren oft, bevor sie messbar sind. Sie beobachten, hinterfragen, haken nach – und bereiten Pläne für den Fall der Fälle vor. Wer das ignoriert, landet schnell im Projektchaos.
5. Team führen (auch ohne disziplinarische Macht)
Projektmanager haben selten disziplinarische Verantwortung – müssen aber trotzdem motivieren, Konflikte lösen und Leistung sicherstellen. Ein Balanceakt zwischen „Kumpel“ und „Klartext“.
6. Stakeholder zufriedenstellen (und bürokratisch diplomatisch bleiben)
Stakeholder sind wichtig – und manchmal schwierig (aka das Top-Management). Sie wollen Ergebnisse, aber bitte ohne Risiko. Sie wollen informiert sein, aber nicht jede Woche. Sie haben Meinungen, aber keine Zeit. Und Entscheidungen müssen bitte mit allen Optionen, Vor- und Nachteilen sowie einer Empfehlung auf einer PowerPoint vorbereitet sein.
7. Bericht erstatten, als wäre man ein Nachrichtensprecher
Statusberichte sind nicht sexy. Aber sie sind wichtig. Sie zeigen, wo das Projekt steht, was gut läuft, wo es klemmt – und was entschieden werden muss. Und manchmal auch, dass alles in Wahrheit ganz anders ist, als die PowerPoint vermuten lässt.
3. Was ist eigentlich dieses PMO?
PMO steht für "Project Management Office". Und nein, es ist kein Ort, an dem Projekte begraben werden oder langweilige Templates geboren werden – auch wenn sich das hartnäckig in manchen Unternehmen so anfühlt.
Das PMO ist die Schaltzentrale im Hintergrund, die dafür sorgt, dass Projektmanagement nicht jedes Mal neu erfunden werden muss. Es schafft Standards, sorgt für Orientierung, stellt Methoden, Tools und manchmal auch die rettenden Kaffeetassen zur Verfügung.
Während der Projektmanager operativ unterwegs ist, ist das PMO eher strategisch positioniert. Es sorgt für den Blick aufs große Ganze, verknüpft einzelne Projekte mit den Unternehmenszielen und hat oft als einziges Team den Gesamtüberblick – auch wenn es dafür regelmäßig in Excel-Tiefen oder PPM-Tools abtauchen muss.
Ein funktionierendes PMO verhindert, dass jede Abteilung ihr eigenes Projektwörtchen redet, dass die IT zum dritten Mal das gleiche Tool einführt und dass Projektmanager ihre Zeit mit administrativem Overkill statt mit echter Steuerung verbringen.
Metapher gefällig? Der Projektmanager kämpft an der Front – mit Helm und Flipchart. Das PMO sorgt dafür, dass er Munition, eine Karte, ein Navi und einen Plan hat. Und im Idealfall auch ein Backup-Team, falls es brenzlig wird.
Kurz gesagt: Das PMO ist die unsichtbare Macht, die gute Projekte möglich macht. Oder zumindest nicht komplett gegen die Wand laufen lässt?!
4. Aufgaben des PMO – und was du davon wissen solltest
Das Project Management Office (PMO) ist kein Kaffeekocher für Projektleiter – sondern ein strategischer Partner, der Strukturen, Standards und Unterstützung schafft. Es ist der unsichtbare Rahmen, der aus Einzelleistung systematischen Erfolg machen kann. Hier sind die Kernaufgaben des PMO – verständlich und mit einem Augenzwinkern erklärt:
Projektstandards und Methodik entwickeln – Ein Unternehmen ohne Projektstandards ist wie eine Band ohne Taktgefühl: Jeder spielt irgendwas. Das PMO sorgt dafür, dass alle im gleichen Rhythmus arbeiten – mit klaren Prozessen, einheitlicher Terminologie und praxistauglichen Vorlagen.
Unterstützung für Projektmanager – Wenn das Projekt Feuer fängt, ist das PMO nicht der Feuerwehrmann, aber es hat dir vorher die Löschdecke hingelegt. Ob durch Tool-Einführungen, operative Entlastung oder Sparring bei schwierigen Entscheidungen – das PMO steht bereit (auch wenn die selbst davon meist nichts wissen).
Portfolio-Management – Projekte sind nicht gleich wichtig. Das PMO behält die Vogelperspektive und sorgt dafür, dass Ressourcen, Budgets und Management-Aufmerksamkeit dahin gehen, wo sie den größten Mehrwert bringen. Es priorisiert, steuert und verhindert, dass 17 Projekte gleichzeitig um dieselben 3 Entwickler kämpfen. Auch wenn es die traurige Realität ist, dass es den Kampf, um die guten Ressourcen, wirklich gibt.
Qualitätssicherung – Ein Projekt ist nicht automatisch gut, nur weil es abgeschlossen ist. Das PMO etabliert Qualitätssicherungsprozesse, Reviews und Lessons Learned, damit Fehler nicht nur gemacht, sondern auch vermieden werden – beim nächsten Mal.
Training und Coaching – Nicht jeder Projektmanager hat eine Zertifizierung – und selbst mit Zertifikat weiß man oft nicht, was wirklich zu tun ist. Das PMO bietet Trainings, Schulungen und Coachingformate an, die Theorie und Praxis zusammenbringen.
Governance und Transparenz schaffen – Wer darf was entscheiden? Welche Freigaben sind nötig? Welche Metriken sind entscheidend? Das PMO sorgt dafür, dass Projekte nachvollziehbar, kontrollierbar und berichtsfähig sind – ohne Excel-Folter und Statusreport-Therapie.
Fazit: Das PMO ist das organisatorische Rückgrat eines funktionierenden Projektumfelds. Es sorgt für Klarheit, Effizienz und Vergleichbarkeit. Wenn es gut gemacht ist, will man es nie wieder missen. Wenn es schlecht gemacht ist, erkennt man es an überkomplexen Prozessen, täglichen Reports (in Excel UND PowerPoint) und sinnlosen Templates, die niemand ausfüllt.
Auch wenn die oben beschriebenen Aufgaben des PMO den Idealfall darstellen, so kommt es in der Praxis oft vor, dass das PMO sehr viele lästige administrative Aufgaben in großen Projekten übernimmt und den Projektmanager den Rücken freihält.
5. Projektmanager vs. PMO – Wer macht was?
Hier ein Vergleich in Kurzform:
Aufgabe | Projektmanager | PMO |
Projektziel erreichen | Ja | Nein (unterstützend) |
Planung & Steuerung | Ja | Berät und standardisiert |
Kommunikation mit Projektkunden | Ja | Maximal indirekt |
Projektportfolio überwachen | Nein | Ja |
Projektmethoden bereitstellen | Nein, nutzt diese aber | Entwickelt & schult |
Eskalationen vorbereiten und abstimmen | Ja | Nein, unterstützt bei Struktur und Bewertung |
Die Tabelle ist natürlich nur eine grobe Orientierung – in der Praxis verschwimmen die Grenzen oft. Aber sie zeigt: Projektmanager und PMO arbeiten Hand in Hand – mit unterschiedlichen Rollen, aber einem gemeinsamen Ziel: erfolgreiche Projekte.
Der Projektmanager ist der Steuermann: Er hält das Projekt auf Kurs, trifft Entscheidungen, koordiniert das Team und kommuniziert mit Kunden und Stakeholdern. Er ist mittendrin – und oft emotional nah dran. Das bedeutet auch: Druck, Verantwortung, viele Erwartungen.
Das PMO dagegen ist wie die Navigationszentrale im Hintergrund. Es liefert die Karte, hilft bei Kurskorrekturen, stellt sicher, dass alle Steuermänner nach denselben Prinzipien navigieren – und dass die Projekte nicht gegeneinander arbeiten, sondern auf das große Ganze einzahlen.
Wichtig: Das PMO ist Unterstützer, nicht Taktgeber. Es ist nicht dazu da, dem Projektmanager das Denken abzunehmen – sondern ihm den Raum zu geben, damit er sich auf die wirklich wichtigen Aufgaben konzentrieren kann. Wer als Projektmanager nichts entscheidet und nur aufs PMO zeigt, hat das Spiel nicht verstanden. Umgekehrt gilt aber auch: Ein PMO, das sich in jedes operative Detail einmischt, ist keine Hilfe, sondern ein Bremsklotz.
Wenn die Zusammenarbeit passt, ergänzen sich beide Rollen ideal. Wenn nicht, wird aus einem Projektteam schnell ein Mikromanagement-Chaos oder eine Verantwortungsverschiebungs-Party...
6. Typische Missverständnisse
„Das PMO macht das schon.“ – Nein. Es hilft dir, aber du bist verantwortlich.
„Dafür bin ich nicht zuständig.“ – Wenn du es nicht bist, wer dann?
„Prozesse hindern uns nur.“ – Schlechte Prozesse ja. Gute Prozesse helfen.
„PMO ist nur für große Konzerne.“ – Auch in kleinen Unternehmen kann ein gutes PMO den Unterschied machen. Struktur und Transparenz haben nichts mit Unternehmensgröße zu tun. Insbesondere, wenn es um das Thema Projekt-Portfolio-Management geht, kann es auch in kleinen Unternehmen hilfreich sein, die richtigen Prioritäten zu setzen.
„Das PMO kontrolliert mich.“ – Nein, das PMO will dir nicht deine Projektleitung wegnehmen. Es sorgt dafür, dass du Werkzeuge und Rahmenbedingungen hast, um deinen Job besser zu machen.
„Projektmanager und PMO sind Konkurrenz.“ – Im Gegenteil: Wenn beide gegeneinander statt miteinander arbeiten, verliert am Ende das ganze Projekt und das Unternehmen.
Klarheit, Kommunikation und gesunder Menschenverstand vermeiden die meisten Missverständnisse.
7. Fazit: Projektmanager und PMO – kein Entweder-oder
Projektmanager sind die Macher und im besten Fall auch die Entscheider im Projekt. Das PMO sind die Möglichmacher im Hintergrund. Wenn beide gut zusammenspielen, werden aus chaotischen Initiativen echte Erfolge.
Für Einsteiger heißt das: Frag nach, versteh die Rollen – und sei mutig genug, Verantwortung zu übernehmen. Auch wenn du den Eindruck hast, alle anderen haben mehr Ahnung. (Spoiler: Haben sie meistens auch nicht.)
Neugierig geworden? In einem anderen Blog-Artikel habe ich die Rolle des Projektmanagers genauer erklärt und in einem weiteren Artikel helfe ich dir Schritt-für-Schritt bei der Projektvorbereitung.